实物档案数字化规范

　　实物档案数字化是将实物档案内容以数字形式的文件进行保存的技术手段，是一种以新技术手段来替代传统形式保存、使档案更适合信息化时代的现代化档案管理方法。实物档案主要包括实物档案包括奖状、奖杯、锦旗、证书、印章、印模、产品、标本、工具设备等，涵盖范围非常广泛。

　　实物档案数字化流程：

　　1.数字化前期准备

　　前期准备包括选定数字化处理场所，筛选需要扫描的纸质档案。其中处理场所应确保空间布局合理，扫描设备完善，数字化处理软件齐备，并具备合格的消防和安防系统。准备纸质档案，需要按类型、日期或其他相关标准对文件进行排序，并确保没有任何污垢其他可能影响扫描图像质量的损坏，以保障扫描过程顺利、有效的进行。

　　2.档案扫描

　　档案扫描是纸质档案转化数字档案的关键步骤。档案扫描可以使用各种不同的扫描设备来完成，例如：平板扫描仪、工程扫描仪或鼓式扫描仪。具体使用什么扫描仪将取决于所扫描文件的类型和数量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的扫描与存储格式应完全按照国家档案管理的统一标准进行，对实际扫描卷数、每卷的页数要做好登记。

　　3.图像处理

　　扫描完成后，需要对图像进行处理。这包括图像校正、裁剪、旋转和增强等操作。图像校正消除了因扫描时出现的倾斜或偏移导致的问题，确保图像的水平和垂直对齐。裁剪操作可以去除边框、空白和不需要的部分，使图像更加整洁。旋转功能可以纠正横向或纵向放置的图像。图像增强则是通过调整亮度、对比度和色彩来改善图像质量。

　　4.数据整理与分类

　　数字化后的档案需要进行数据整理和分类，以方便管理和检索。这包括添加元数据、建立索引和标签等操作。元数据是指关于档案的描述信息，如标题、日期、作者等。索引和标签可以根据档案的内容、主题或其他特征进行分类，以便快速定位需要的档案。

　　5.数据挂接

　　数据挂接又称数据匹配，是数字归档中为保证数字档案的准确性和完整性所需要的流程。借助软件对数据库中的目录数据与对应的数字档案进行匹配挂接，并逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与数字档案对应的准确性、已挂接数字档案与实际扫描数量的一致性、数字档案是否能正常打开等，以实现准确关联。

　　6.存储与备份

　　数字化的档案通过专久智能档案管理系统存储在计算机、服务器或云存储中。根据需求和安全要求，可以选择合适的存储方式。为了确保数据的安全性，还需要进行定期的数据备份和灾难恢复计划，以防止意外数据丢失或损坏。

　　实物档案数字化以数字档案管理的技术标准为基础。主要包括以下规范要求：

　　1.建立有效的数字档案管理结构，明确档案唯一码、档案分类、档案库等相关要求;

　　2.实施精确的多层级档案分类体系，添加档案分类体系的关键词索引，针对不同的实物种类的档案进行细致的分类描述;

　　3.数字化后，需根据不同档案种类的历史研究，建立档案主题模式。档案记录和标签要定量提取和封装，把复杂的文档构成统一的文件格式，建立一套数字档案信息模型;

　　4.利用适当的软件工具，实现对数字化档案的批量管理;

　　5.要依据不同档案类型，为各种档案统一格式，保证数字档案档案数字化服务质量。

　　综上，实物档案数字化需要有一套严格的标准和流程，并遵循以上要求和规范，才能确保数字化档案的完整性和质量，实现实物档案数字化的精准、高效，并通过数字化更好地提供档案利用服务，发挥实物档案的价值。