档案数字化建设实施方案

　　顾名思义，档案数字化建设即，通过数字化手段对档案进行变革，将传统的实体档案转换成非实体的电子档案。档案数字化建设是推动档案管理现代化、提高档案利用效率、保护档案原件的关键举措。

　　一、档案数字化建设实施目标

　　1.实现纸质档案的数字化转型，提高档案的管理效率和利用率

　　2.确保档案信息的安全性、完整性和可追溯性。

　　3.方便用户快速查找、共享和利用档案信息，提升服务质量。

　　4.降低纸质档案的存储成本，推动绿色办公。

　　5.建立功能完善、操作便捷的档案数字化管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能一体化，提高档案管理的自动化水平。

　　二、档案管理现状

　　目前，仍有不少的组织仍采取传统的档案管理方式，直接对纸质档案进行收集、整理、鉴定等环节。这样的整理方式十分有条理，但长久以来，在信息化发展时代仍采取传统手段整理档案，会导致档案工作效率低下，难以提供便捷的档案利用服务。与此同时，实体档案管理还存在着其他问题。例如，查找效率低下，档案管理人员的工作量大，耗时耗力;档案信息容易丢失或损坏，安全性差;实体档案对存储空间的要求高，不仅要空间充足，还有温湿度方面的要求，否则极易损坏档案原件，管理成本高。

　　三、分析用户需求

　　针对上述问题，用户对档案数字化建设的需求主要集中在以下几个方面：

　　1.便捷的查询和检索功能。

　　2.高效的档案存储和管理系统。

　　3.强大的数据安全保障措施。

　　4.友好的用户界面和操作指引。

　　四、档案数字化建设的主要任务

　　1.信息化建设标准。认真执行国家关于档案数字化的相关要求和标准，确保数字档案资源格式统一、数据规范、便于转换、实现共享。

　　2.实现数据采集功能。多层面、多门类采集必须长期或永久保存的、符合归档要求的各种信息，对以前按年度整理保管的档案逐步扫描成电子文档，归档保存。接收电子档案，利用数据库技术建成一个综合的档案资源库，更好地提供档案服务。

　　3.实现数据利用功能。对局域网内的各用户提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、数据分析及挖掘服务，建成档案信息综合查询系统。面向社会、服务公众，不断探索数字档案室为社会服务的新路子。大大提高档案资源的利用率，促进档案工作水平的提升。

　　4.注意对实体档案的保护。档案数字化加工后，实体档案仍具备不可替代的价值。因此，在数字化扫描前后，都应注重对原件档案的保护。减少纸质实体原件的利用，也可以最大限度的保护纸质实体原件，避免不必要的磨损、老化，也避免原件可能出现的丢失、丢页等情况发生。

　　五、建设原则

　　1.统筹规划。从组织整体发展需求出发，结合现有档案管理基础，制定全面、长远的数字化建设规划，确保各环节协调推进。

　　2.标准规范。遵循国家及行业相关档案数字化标准，如扫描分辨率、文件格式、元数据标注等，保证数字化档案的通用性与规范性。

　　3.安全第一。将档案数据安全置于首位，采用先进的安全技术，防范数据泄露、篡改、丢失等风险，确保档案信息安全可控。

　　4.循序渐进。依据档案的重要性、使用频率等因素，分阶段、有重点地开展数字化工作，优先满足当前急需利用的档案需求。

　　通过实施本档案数字化建设实施方案，有望助力组织在较短时间内实现档案管理的数字化转型，充分发挥档案资源的价值，为组织发展注入新动力，提升组织核心竞争力。在后续的档案数字化实施过程中，也应持续关注技术发展动态，不断优化完善档案数字化建设成果，以适应不断变化的信息需求。