档案管理系统

　　档案管理系统是指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的计算机应用软件系统，又称档案管理软件。以下是档案管理系统的详细介绍：

　　一、主要功能

　　文档一体化管理

　　应保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

　　整理编目功能

　　能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序。

　　能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能。

　　能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等。

　　具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表。

　　具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

　　能根据文档一体化管理等实际需要，在文件归档、处理操作中提供主题词自动标引、自动分类组卷（件）、个性化报表打印等实用功能。

　　利用查询功能

　　档案管理系统应能对档案信息数据进行多途径的检索查询，并具备借阅管理等辅助功能。

　　检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项，并可根据用户需求设置文件编号、档号等辅助检索项。

　　检索查询模块应根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求。

　　能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能。

　　能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。

　　借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。

　　辅助实体管理功能

　　主要针对国家综合档案馆及机关、团体、企事业单位档案部门，实现包括档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等管理功能。

　　辅助实体管理模块应能对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理。

　　能对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。

　　安全保密功能

　　应具备系统访问控制功能，能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。

　　应具备数据保护功能，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别；涉密系统还应有严格的数据加密措施。

　　应具备系统安全保密监控功能，必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。

　　系统维护功能

　　主要是保障系统的可维护性和可运行性，包括用户权限管理、系统日志管理、数据的备份与恢复等基本功能。

　　用户权限管理应包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理。

　　系统日志管理应提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志记录功能，并提供详情查询功能。日志文件保存时间应不少于两个月，需长期保存的日志文件应可自动转存备份。

　　系统维护模块在提供数据备份与恢复处理功能的同时，还应能对档案数据某些代码表提供方便的维护。

　　二、管理档案类型

　　档案管理系统可以管理的档案类型非常广泛，包括但不限于：

　　实体档案：包括各类纸质文件，如合同、报告、备忘录、信函、规章制度文件等。

　　电子档案：包括电子文档、电子表格、电子邮件、电子图片、电子音频、电子视频等。

　　影像档案：包括扫描或拍摄的纸质文件、照片、图纸等的数字化影像。

　　音频档案：包括录音、会议记录、电话记录等的数字化音频文件。

　　视频档案：包括会议录像、培训视频、监控摄像等的数字化视频文件。

　　档案资料：包括各类档案管理相关的资料，如档案目录、索引、检索工具等。

　　三、角色权限

　　档案管理系统通常会定义不同的角色和权限，以确保档案管理的安全性和合规性。角色和权限可以分得很细，常见于大型集团组织，而中小企业通常只用到个别的角色和权限，具体如下：

　　系统管理员：拥有最高权限，负责系统的安装、配置和维护，可以管理用户、角色和权限设置，具有对系统的全部功能和数据的完全控制权限。

　　档案管理员：负责档案管理系统的日常管理工作，包括档案的录入、整理、分类、索引等操作，具有对档案管理功能和数据的完全控制权限。

　　档案操作员：负责执行档案管理操作，如档案的借阅、归还、复制、移交等，具有对档案操作功能和数据的控制权限。

　　档案审核员：负责审核档案的录入、修改、删除等操作，确保档案的准确性和合规性，具有对档案审核功能和数据的控制权限。

　　档案查询员：负责进行档案的查询和检索工作，可以根据权限范围进行档案的查看和下载，具有对档案查询功能和数据的控制权限。

　　档案借阅员：负责处理档案的借阅申请和归还操作，可以查看借阅记录和借阅状态，具有对档案借阅功能和数据的控制权限。

　　档案销毁员：负责处理档案的销毁申请和执行操作，可以查看销毁记录和销毁状态，具有对档案销毁功能和数据的控制权限。

　　四、系统特点

　　集成性：档案管理系统可以与其他办公系统接口对接，集成更为便捷的信息化管理系统。

　　安全性：通过数字加密、权限管理、日志记录、数据加密等措施，确保档案数据的安全性和保密性。

　　易用性：提供友好的用户界面和便捷的操作方式，降低用户使用难度，提高工作效率。

　　可扩展性：支持二次开发，可以根据用户需求进行功能定制和扩展，满足个性化需求。

　　五、发展趋势

　　智能化：利用人工智能技术进行档案自动分类、自动标引、智能检索等，提高档案管理效率和准确性。

　　云化：采用云计算技术，实现档案数据的云端存储和共享，提高档案管理的便捷性和灵活性。

　　大数据分析：对档案数据进行深度挖掘和分析，为管理决策提供依据，提高档案管理的科学性和预见性。