数字档案室建设

　　数字档案室建设是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。以下是对数字档案室建设的详细介绍：

　　一、定义与特征

　　数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。与传统档案室相比，数字档案室具有以下特征：

　　档案资源“数字”化：数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改进了组织形式。

　　档案实体“虚拟化”：通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进行数字化加工，实现档案实体“虚拟化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。

　　档案管理系统化：将档案业务流程、标准规范固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。

　　信息传递网络化：数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的速度。

　　档案利用知识化：数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。

　　二、建设原则

　　数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。具体原则包括：

　　资源为先：资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

　　标准规范：数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。

　　整体推进：应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。

　　确保安全：数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

　　三、建设内容

　　数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设四个方面：

　　基础设施建设：包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设，确保数字档案资源管理要求和服务需求得到满足。

　　应用系统建设：开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。应用系统应与办公自动化系统相衔接，实现电子文件归档与有效管理。

　　数字档案资源建设：严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。

　　保障体系建设：包括经费、制度、人才三方面内容。数字档案室建设需要足够支撑建设和运行的经费，需要既通晓信息技术，又懂信息资源管理、知识管理的人才，需要包含电子文件管理工作流程、电子档案的管理、备份、应急处置等各项内容的制度要求。

　　四、建设意义

　　提高档案管理效率：数字档案室建设可以实现档案的数字化管理、网络化利用和智能化服务，提高档案管理效率和服务水平。

　　保障档案信息安全：通过采用先进的安全保障技术和方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制等措施，确保数字档案室建设和运行的安全。

　　促进资源共享利用：数字档案室建设可以实现档案信息的共享利用，为用户提供高效、便捷的档案服务，满足用户不同的检索需求。

　　推动档案事业发展：数字档案室建设是推动档案事业发展的重要手段之一，有助于实现档案管理的规范化、标准化和智能化。

　　五、建设案例

　　在实际应用中，许多政府单位、企业等已经成功开展了数字档案室建设工作。例如，某市政府机关通过数字档案室建设，实现了档案信息的数字化管理、网络化利用和智能化服务，提高了档案管理效率和服务水平。同时，该机关还加强了对数字档案资源的安全保障和共享利用工作，为用户提供了更加便捷、高效的档案服务。

　　综上所述，数字档案室建设是信息化条件下档案管理的重要趋势和发展方向。通过数字档案室建设，可以提高档案管理效率和服务水平、保障档案信息安全、促进资源共享利用以及推动档案事业发展。